Transforme as reuniões em um espaço para diálogos sinceros

Por Paul Axtell

Recentemente me reuni com um grupo de gestores para discutir formas de melhorar as reuniões. Nosso objetivo era descobrir como criar um espaço em que as pessoas realmente quisessem estar. Cada um começou descrevendo uma reunião especialmente poderosa de que se lembrava.

Uma das histórias se destacou.

Um dos colegas contou sobre uma época em que era um jovem engenheiro que trabalhava em várias equipes de projetos numa fábrica. Ele relembrou: “Josh, meu gestor, levava todo mundo para comer pizza quando ia à fábrica, e fazíamos uma reunião ‘sem segredos’. Josh nos perguntava tudo o que queria saber, e nós fazíamos o mesmo. Era uma reunião em que todos tinham permissão para dizer ou perguntar qualquer tipo de coisa. Era incrível”.

Josh aproveitava essas reuniões para descobrir como sua equipe estava se saindo, como seus projetos estavam evoluindo e o que ela precisava em termos de apoio e recursos. Ele fazia perguntas amplas para iniciar um diálogo aberto:

• O que você acha que eu preciso saber?
• Com o que está tendo as maiores dificuldades?
• Do que se orgulha?

Não éramos pressionados a ter uma resposta perfeita. Os únicos requisitos eram honestidade e sinceridade. É claro, ajudava muito o fato de Josh ser um gestor atencioso, autêntico e compreensivo — qualidades necessárias para se criar a segurança psicológica que esse tipo de diálogo requer.

A jornada por reuniões mais proveitosas, em última instância, depende de uma liderança com respeito mútuo e inclusividade, e do estabelecimento de um espaço seguro o suficiente para que as pessoas falem o que pensam. Talvez você não precise fazer exatamente o que Josh fazia, mas você pode dar mais espaço para a liberdade, a franqueza e a qualidade da conversa em suas próprias reuniões, concentrando-se em duas áreas principais: dar mais permissão e oferecer maior segurança.

Vejamos como isso é possível.

Vamos começar com a permissão.

A permissão para falar ou pedir qualquer tipo de coisa é inestimável. Isso nos permite expressar-nos plenamente: buscar o que queremos, dar feedback, discutir nossos problemas quando acharmos necessário. Ao anunciar que queria uma reunião “sem segredos”, Josh estava dando permissão à sua equipe para demonstrar sinceridade em um nível que não se consegue na maioria dos lugares. Ele pedia aos que falavam que não refreassem ou censurassem suas próprias ideias. Ele pedia aos que ouviam para dar aos colegas a chance de poderem se expressar totalmente, algo que todos nós queremos — dizer exatamente o que estamos pensando e sermos respeitados por isso.

Em suas próprias reuniões, fale sobre permissão logo no início — é melhor tocar na questão diretamente em vez de supor que ela já está subentendida. Que permissão você gostaria do grupo para poder liderar de forma eficaz? Que permissão o grupo precisa de você para participar com êxito?

Como líder, peça permissão à sua equipe para:

• manter a conversa nos trilhos quando ela se desviar ou se tornar repetitiva
• pedir a participação de pessoas que ainda não falaram
• chamar atenção das pessoas que estiverem dominando a conversa
• fazer perguntas esclarecedoras quando achar necessário que uma ideia seja mais aprofundada

Dê autonomia para sua equipe, lembrando-a de que todos têm permissão para:

• fazer perguntas a qualquer momento
• chamar os colegas para a conversa, caso não tenham falado
• pedir para se demorar mais em um tópico
• pedir a outras pessoas que opinem mais sobre um assunto
• atentar para questões que não foram totalmente resolvidas

Por fim, incentive sua equipe (e você mesmo) a pedir permissão antes de fazer um comentário. Isso ajudará a garantir que seus comentários não sejam encarados como uma ameaça e sejam recebidos com atenção. Antes de opinar, diga:

• Posso lhe perguntar uma coisa?
• Posso lhe dizer uma coisa?
• Posso lhe dar uma sugestão?
• Posso me estender um pouco mais sobre o que você está falando?

Se isso parecer demais para lembrar, a principal lição é:  Você e sua equipe têm o direito de pedir o que for necessário para realizar uma reunião eficiente — para alcançar resultados, para se expressar plenamente e para agregar valor à discussão.

Agora vejamos a segurança.

O grau em que uma pessoa se sente segura num ambiente de reunião é, em grande parte, baseado em suas experiências anteriores. Muitos de nós temos — num momento ou outro — um sentimento de que não fomos ouvidos ou valorizados quando nos colocamos. No entanto, quando as pessoas sentem que seus comentários serão ouvidos e tratados com respeito, há uma chance maior de que fiquem mais vulneráveis e falem exatamente o que estão pensando. As conversas se tornam mais amplas e profundas quando todos estão envolvidos e se sentem seguros o suficiente para falar o que pensam. Para criar segurança psicológica durante uma reunião:

• peça ao grupo que dedique toda a sua atenção a cada pessoa que fala (faça isso no início da reunião)
• permita que cada pessoa utilize seu tempo sem pressa e conclua seu raciocínio
• faça perguntas complementares para esclarecimento, se necessário
• compartilhe o que é valioso na pergunta ou no comentário de alguém
• chame as pessoas pelo nome e remeta a comentários anteriores feitos por elas
• chame todos para a conversa, caso não tenham participado
• responda a todas e quaisquer perguntas com sinceridade
• resuma o que você aprendeu ao fim da reunião
• explique quais medidas você tomará para colocar essas ideias em prática e peça sugestões à sua equipe também
• reconheça a qualidade da conversa e agradeça ao grupo por isso

Após a reunião, faça o acompanhamento:

• conclua os itens de ação nos prazos definidos
• não compartilhe a conversa com outras pessoas sem permissão
• envie notas de agradecimento por escrito aos participantes (quando apropriado)
• faça o acompanhamento junto aos responsáveis para garantir que os comentários destes tenham sido tratados satisfatoriamente

As pessoas não querem apenas pertencer, mas também contribuir. Você pode oferecer essa oportunidade à sua equipe aplicando os princípios acima. No processo de estabelecer diálogos mais sinceros e mutuamente respeitosos, sua equipe se tornará mais coesa e capaz de trabalhar em conjunto com muito mais energia. Eles podem até começar a querer participar ansiosamente de suas reuniões por conta das conversas notáveis que a permissão e a segurança criam. E, melhor ainda, você pode até começar a ansiar por conduzir essas reuniões.

Sobre o autor: Paul Axtell é autor, palestrante e instrutor corporativo. Ele é autor de dois livros premiados, Meetings Matter e a recém-lançada segunda edição de Ten Powerful Things to Say to Your Kids. Ele desenvolveu uma série de capacitação, Being Remarkable, criada para ser uma ferramenta de liderança para gestores ou especialistas em RH.

Fonte: Harvard Business Review